Kölcsönzés

nyomtatható verzió

Az irattár, az irattárosok és a szervezet egyéb felhasználóinak közös munkáját támogató modul.

A kölcsönzési modul az irattár, az irattárosok és a szervezet egyéb felhasználóinak közös munkáját támogatja. A támogatás az irattárban elhelyezett dokumentumok kikérésének és visszavételének folyamatainak elektronikus útra terelésével valósul meg. A felhasználó egy kölcsönzési jegy létrehozásával, kitöltésével és elindításával igényelhet olyan iratokat, amelyek már dobozokba kerültek elhelyezésre és irattározva is vannak. Az irattáros a beérkező (és teljesíthető) igénylések alapján összeállítja a kért iratok csomagját és átadás-átvételi jegyzékkel megtámogathatóan kiszolgáltatja azokat a kérelmezőnek.

A szükségtelenné vált vagy lejárt kölcsönzési idejű iratok visszaadást is a felhasználó kezdeményezi. Ekkor a kölcsönzési jegy (amely a kikölcsönzés után korábban átküldésre került hozzá) és a kikölcsönzött dokumentumok visszakerülnek az irattároshoz.

A modul lehetőségeibe beletartozik a kikölcsönzött, de még szükséges iratok lejáratának meghosszabbítása. A rendszer figyelemmel kíséri a lejárati határidőket is, és késedelem esetén az irattáros manuálisan – vagy a rendszer automatikusan – felszólítást kezdeményezhet. A hosszabbítás nélkül késedelembe esett felhasználók további igénylései letiltásra kerülnek, és addig nem is teljesülhetnek, amíg a korábban kikért iratokat vissza nem szolgáltatja.

A modul szolgáltatásai közé tartozik egyebek mellet a kölcsönzési jegyek nyomtathatósága, illetve különböző keresések az aktív és archív kölcsönzési jegyek, illetve a kölcsönzési csomagok között.

A kölcsönzési funkció egy külsős cég által működtetett központi irattár (bérirattárazás) és a szervezeti egységei közötti kapcsolat kiszolgálására is alkalmas.

 
 Kapcsolódó cikkek: