Ügyintézés

nyomtatható verzió

A dokumentumoknak a szervezeti egységeknél történő ügyintézését támogató funkciók lehetővé teszik a dokumentumok ügyintézőre történő kiszignálását, az ügyintézést, jóváhagyást. Jogosultságuknak megfelelően az ügyintézők magukhoz vonhatnak elintézésre váró dokumentumokat. Az ügyintézők válaszlevelet készíthetnek, hiánypótlást kezdeményezhetnek, illetve létrehozhatnak, iktathatnak új dokumentumokat is.

Ügyintézés

A rendszer az ügyintézés támogatására az osztályok különböző működését modellező megoldást nyújt. Lehetőség van szigorú ügymenetű, kiszignálás alapú feldolgozásra, illetve szabadabb, kevesebb megkötéssel járó feldolgozásra is. A két módszert paraméterezéstől, illetve jogosultsági beállításoktól függően vegyesen is lehet használni.

Az osztályon belüli hierarchiát jobban lekövető módszer esetén egy arra jogosult személynek a beérkező dokumentumokat, feladatokat ki kell szignálnia adott ügyintéző(k)nek. Az ügyintézők csak a nekik kiosztott feladatokat látják, melyek elvégzése után a tételek jóváhagyásra kerülnek. A jóváhagyáson lévő dokumentumokat egy magasabb jogosultsági kategóriába sorolt felhasználó visszautasíthatja, vagy elfogadhatja.

A kötetlenebb feldolgozás esetén lehetőség van olyan beállításokra, ahol bizonyos szabály rendszerek, jogosultságok alapján az ügyintézők magukhoz vonhatnak elintézésre váró tételeket. Természetesen ebben az esetben is lehet jóváhagyáshoz kötni a dokumentumok véglegesítését.

A véglegesített dokumentumok kikerülnek az osztályról és a folyamatoknak előírtak szerint haladnak tovább a rendszerben. A rendszer moduljaitól és paraméterezésétől függően irattárazásra, archiválásra vagy egyéb osztályokhoz kerülhetnek, de akár más rendszereknek is továbbíthatóak.

Fontosabb műveletek, tulajdonságok

  • Szűrések
  • A feldolgozás hatékonyságának növelése és a kényelmesebb munkavégzés érdekében a feldolgozás alatt álló dokumentumok listáját számos szűrő feltétel segítségével szűkítheti a felhasználó.

  • Félretétel
  • Elhúzódó ügyek esetén a dokumentumokat félre lehet tenni, hogy a tényleges ügyintézést igénylő munkák ez által átláthatóbbak legyenek. A félretett dokumentumok egy adott idő letelte után automatikusan megjelennek az ügyintézőnél.

  • Válaszlevél készítés
  • Az ügyek egy részében az ügyintézőnek válaszlevelet kell készítenie a bejövő dokumentumokra. A válaszlevél készítés funkció egyszerűsíti az elektronikus dokumentum létrehozását az eredeti dokumentumból átemelhető adatok automatikus kitöltésével, vagy akár - sablonok segítségével - a kiküldendő levél legenerálásával. A válaszlevél automatikusan csatolásra kerül az indító dokumentumhoz

  • Hiánypótlás
  • A hiánypótlás a válaszlevél készítéshez hasonló funkció. Itt is létrejön egy új dokumentum hasonló támogatással, ellenben itt az indító dokumentum automatikusan átkerül a félretett dokumentumok közé. A dokumentum - egyéb beavatkozás nélkül - ebben az állapotban marad, amíg be nem érkezik a hiánypótló dokumentum az ügyfél részéről és az csatolásra nem kerül vele. Csatolás után a dokumentum automatikusan megjelenik az ügyintéző elintézendő dokumentumai között, ahol folytatható a félbe szakított feldolgozás.

  • Iktatás
  • Az iktató modul megléte esetén a korábban csak érkeztetett, válaszlevél, hiánypótlás által generált, vagy egyéb okból létrehozandó új dokumentumok iktatását is el tudja végezni az ügyintéző.

  • Szkennelés
  • Amennyiben a munkaállomáshoz telepítésre került egy a rendszer által támogatott szkenner, akkor annak segítségével új és régi dokumentumhoz egyaránt lehetőség van papírok digitalizálására.

 
 
Nincs kapcsolódó bejegyzés.