CRAFT Bill

nyomtatható verzió

Ez a rendszerünk a cége számlaigazolási folyamatának átlátható és hatékony megvalósításához nyújt támogatást.

A versenyszférában működő vállalkozások munkafolyamatai közül az egyik legnagyobb fontosságú, de legalábbis az egyik legkockázatosabb a pénzügyi számlák kezelése. Különösen igaz ez a több telephellyel, és/vagy nagyon tagolt szervezettel (beszerzés, pénzügy, számvitel, kontrolling, ...) rendelkező vállalatok esetén.

CRAFT dokumentumkezelő rendszerünk számlakezelő modulja ideális megoldást kínál a kockázatok csökkentéséhez, illetve a számlákhoz kapcsolódó munkafolyamatok szabályozottabbá tételéhez.

A rendszer segítségével könnyen digitalizálhatóak a számlák, és hatékonyan támogatja az ellenőrzési, jóváhagyási, engedélyezési folyamatokat, illetve biztosítja a számlák archiválását. Biztosítja a normál számlák mellett az előleg bekérők és az előleg számlák kezelését valamint ezek összekapcsolását is.

A rendszer fontosabb funkciói:

  • Számla rögzítése

    A számla fontosabb adatainak rögzítése. Itt adható meg a számla száma, kibocsátója, összege, kapcsolódó dátumok, az ÁFA analitika és a fizetéssel kapcsolatos információk.

    Lehetőség van a számla tételes rögzítésére is, de ez nem kötelező. Elektronikus számlák esetén a tételes rögzítés kiváltható, mert ebben az esetben a rendszer a számla file-ból feltöltheti a számla részletezését.

  • Számla digitalizálása

    A papír alapú számlákról szkenner segítségével készíthetünk képet, amit a rendszer a számla egyén információival együtt mindenhol képes megjeleníteni. Így az eredeti bizonylat a pénzügyön maradhat a teljes igazolási folyamat alatt.

    Manapság egyre fontosabb az elektronikus számlák kezelése is. A rendszer lehetővé teszi, hogy a számla "képe", egy elektronikusan kibocsátott számla file legyen. Ennek tartalmát a képhez hasonlóan minden lépésben képes megjeleníteni a felhasználó számára.

  • Felelős kijelölése

    Minden számlához felelőst rendelhetünk, aki folyamatosan nyomonkövetheti a számla igazolásának folyamatát. Az igazoláshoz határidő is köthető, ami alapján a felelős figyelmeztetést kap amennyiben a számla igazolása elhúzódik.

  • Igazolók kijelölése

    A rendszer lehetőséget ad arra, hogy egy számlához több igazolót is megadjunk, és jelzi, hogy az igazolók közül kik végezték el már az igazolási folyamatot.

  • Igazolás

    Az igazoló személy mindig a számára kiadott, igazolásra váró számlákat látja. Az igazolás során az igazoló a számlán szereplő összeget több részletben vállalhatja be, költséghelyre, jogcímre, szerződésre (a CRAFT szerződéstárában tárolt szerződésre), munkaszámra.

  • Befogadás

    Ebben a lépésben a számla felelőse dönthet a számla befogadásáról vagy elutasításáról.

  • Archiválás

    A számlák adatai, képe és az igazolás folyamán keletkezett információk archiválásra kerülnek. Innen bármikor a megfelelő jogosultságú személy visszakeresheti azokat.

    Fontos tulajdonsága a rendszernek, hogy a benne archivált eredetileg különböző módon (e-mail, CD, ...) érkezett elektronikus számlák tárolását is képes egységesen és biztonságosan megoldani.

  • Kimutatás készítés

    Az igazolási információk alapján kimutatások készíthetők. A kimutatásokban a rendszer képes a számlák egy meghatározott körére szűrést definiálni, és az így kiválogatott adatokat különböző szempontok szerint (több mélységben is) csoportosítani és összegezni.

  • Adatátadás

    Szükség esetén a rendszer a befogadott számlák adatait képes feladni valamely más pénzügyi rendszer számára.

  • Kifizetés engedélyezése

    A befogadott számláról a rendszer képes a széles körben használt Cardinal fejlesztésű Electronic Banking rendszerek számára átutalási megbízást generálni.

 
 Kapcsolódó cikkek: