Craft Archive

nyomtatható verzió

Iratok digitalizálását és elektronikus archiválását támogató termék.

A vállalatnál a hosszú évek során keletkezett és folyamatosan keletkező nagy mennyiségű irat tárolása jelentős nehézségekkel jár. Az elérhetőség biztosítása érdekében az iratokat a munkavégzés helyéhez közel, a magas bérleti díjú helységekben kell tárolni. Az iratok közötti keresés munkaigényes és lassú, a tárolás helyétől távol eső telephelyekről, fiókokból az irat kikérése napokig tarthat és nagy mértékben növeli az irat elvesztésének kockázatát. Az iratokhoz való párhuzamos hozzáférés csak az irat lemásolásával biztosítható.

Iratarchiváló termékünk a CRAFT Archive ezekre a kihívásokra kínál megoldást azáltal, hogy lehetővé teszi az iratok hatékony digitalizálását, a keresést segítő index információkkal való ellátását és biztosítja az iratok keresését, megjelenítését a vállalat számítógép hálózatának bármely pontjáról. Ezáltal lehetővé teszi a fizikai iratoknak a munkavégzés helyétől távol, olcsó helyen történő tárolását, biztosítja a sok szempont szerint történő visszakeresést, az azonnali megjelenítést és a párhuzamos hozzáférést. A rendszer nyilvántartja az irat fizikai tárolási helyét, ezáltal szükség esetén a fizikai irat is könnyen fellelhető.

A rendszer a CRAFT általános dokumentumkezelő keretrendszer segítségével került kialakításra, így rendelkezik annak olyan tulajdonságaival, mint az ipari méretű kapacitás, nagy megbízhatóság és a dokumentumokhoz való hozzáférés kifinomult szabályozását lehetővé tevő jogosultsági rendszer. A rendszer könnyen bővíthető a keretrendszer további moduljaival, így például az archívum több szempont szerinti rendezését lehetővé tevő elektronikus dosszié modullal, vagy a napi iratforgalom kezelését segítő Iktató és Ügyintézési modulokkal.

A rendszer funkciói:

  • Digitalizálás
  • A rendszer szkennelő modulja biztosítja a nagy kapacitású szkennerekkel történő tömeges digitalizálást és a nagyobb figyelmet igénylő iratok egyedi digitalizálását is. Támogatja az automatikus dokumentum határ felismerést fix oldalszám, vonalkód vagy vonalkódos szeparáló lap alapján.

    Egy-egy iratköteg digitalizálás során megadható, hogy mely tárolóba kerülnek a köteg iratai, ezáltal a dokumentumok tárolási helye automatikusan kitöltésre kerül.

  • Indexelés
  • A dokumentumoknak a visszakeresést segítő adatokkal történő ellátása a digitalizálástól függetlenül a digitalizált kép alapján történik.

  • Visszakeresés
  • A dokumentumok visszakeresése és megtekintése az indexelés során megadott adatok illetve egyes automatikusan hozzárendelt adat (pl. leolvasott vonalkód) alapján lehetséges. A visszakeresést a jogosultsági rendszer szabályozza, így mindenki csak a számára engedélyezett dokumentumokhoz fér hozzá.

 
 Kapcsolódó hírek:Kapcsolódó cikkek: