CRAFT Regist

nyomtatható verzió

Papír alapú és elektronikus iratok érkeztetését, iktatását és ügyintézését támogató termék. Lehetővé teszi a papír alapú iratok tömeges vagy egyedi digitalizálását. Támogatja a dokumentumok elektronikus képén alapuló ügyintézést. A rendszerbe bekerülő dokumentumokból elektronikus archívum épül, melyben a dokumentumok az iktatás és ügyintézés során megadott adatok alapján kereshetőek. Támogatja a fizikai iratok kezelését, ügyintézőkhöz való eljuttatását, fellelhetőségi helyének nyilvántartását.

A CRAFT Regist termékünk egy vállalat teljes bejövő, kimenő és belső iratforgalmának kezelését végzi. Lehetőséget biztosít az iratok regisztrálására (Érkeztetés, Iktatás), digitalizálására, eljuttatja az iratot a címzetthez és eszközöket biztosít az ügyintézéssel kapcsolatos feladatok (Kiszignálás, Ügyintézés, Jóváhagyás, ...) ellátásához. A kezelt iratokból elektronikus archívumot épít, biztosítja a dokumentumok hosszú távú megőrzését kereshetőségét, megjeleníthetőségét.

A rendszer a CRAFT általános dokumentumkezelő keretrendszer segítségével került kialakításra, így rendelkezik annak olyan tulajdonságaival, mint az ipari méretű kapacitás, nagy megbízhatóság és a dokumentumokhoz való hozzáférés kifinomult szabályozását lehetővé tevő jogosultsági rendszer. A rendszer könnyen bővíthető a keretrendszer további moduljaival, így például az archívum több szempont szerinti rendezését lehetővé tevő elektronikus dosszié modullal, vagy a fizikai iratok irattárból történő kikérését segítő kölcsönzés modullal.

A rendszer által támogatott tevékenységek:

  • Iktatás
  • A rendszer mind a főszámos, mind a több iktató könyves iktatási modellt támogatja. A főszámokhoz dossziék készülnek, melyből az összes, a főszám alá iktatott dokumentum elérhető. A központosított tömeges iktatás speciális funkciók támogatják, de minden ügyintézési helyen biztosított az iktatás.

  • Digitalizálás
  • A központosított tömeges digitalizálás és az ügyintézői munkahelyeken történő egyedi digitalizálás egyaránt támogatott.

  • Irattovábbítás
  • A digitalizálás után a rendszer az iratot digitalizált formában juttatja el a címzett szervezeti egységhez, ügyintézőhöz. Emellett lehetőség van az eredeti irat továbbítására is, melyet a rendszer átadólistákkal támogat.

  • Ügyintézés
  • A dokumentumoknak a szervezeti egységeknél történő ügyintézését támogató funkciók lehetővé teszik a dokumentumok ügyintézőre történő kiszignálását, az ügyintézést, jóváhagyást. Jogosultságuknak megfelelően az ügyintézők magukhoz vonhatnak elintézésre váró dokumentumokat. Az ügyintézők válaszlevelet készíthetnek, hiánypótlást kezdeményezhetnek, illetve létrehozhatnak, iktathatnak új dokumentumokat is.

  • Archívum

    A Craft dokumentumkezelő rendszer Archívum moduljának segítségével rendkívül nagy adatmennyiséget tudunk tárolni, ugyanakkor lehetőséget nyújt arra hogy egy dokumentumot gyorsan és hatékonyan megtalálhassunk benne.

  • Visszakeresés
  • A dokumentumok visszakeresése és megtekintése az iktatás és ügyintézés során megadott adatok illetve egyes automatikusan hozzárendelt adatok (pl. leolvasott vonalkód) alapján lehetséges. A visszakeresést a jogosultsági rendszer szabályozza, így mindenki csak a számára engedélyezett dokumentumokhoz fér hozzá.

  • Kimutatások
  • A rendszerben kezelt dokumentumokról, a végzett tevékenységekről, ciklusidőkről kimutatások készíthetőek.

 
 Kapcsolódó hírek:Kapcsolódó cikkek: