CRAFT Enterprise

nyomtatható verzió

A CRAFT Enterprise termékünk a papírmentes iroda megvalósításához szükséges teljes eszköztárral rendelkezik. Egységesen kezeli a hagyományos és elektronikus csatornákon érkező iratokat. Workflow támogatása biztosítja az iratokhoz kapcsolódó és egyéb ügyintézési folyamatok kezelését. A rendszerben kezelt dokumentumokból automatikusan épülő elektronikus iratarchívum mellett olyan eszközök mint az elektronikus dosszié és a részben automatikusan épülő dokumentum kapcsolatok segítik a dokumentumok egyszerű elérését. A rendszer támogatja a fizika iratok kezelésével kapcsolatos feladatokat az iratmozgatástól kezdve a iratarchívumok kezelésén és az iratkölcsönzésen át egészen a selejtezésig.

A CRAFT Enterprise termékünk célja, hogy egy vállalat teljes dokumentum palettáját képes legyen kezelni és a dokumentumokkal kapcsolatos tevékenységekhez támogatást nyújtson.

A rendszer célja, hogy tetszőleges csatornán beérkező, bármely megjelenési formájú dokumentumot egységesen kezeljen. Ezért támogatást ad az egyes beviteli pontokra (pl. postázó) tömegesen érkező papír alapú dokumentumok hatékony beviteléhez, lehetőséget biztosít bármely ügyintézési ponton dokumentumok bevitelére, eszközöket biztosít az elektronikus csatornákon (fax, e-mail) érkező dokumentumok automatikus bevitelére és lehetőséget ad az elektronikus formában (fájl) létező dokumentumok tömeges vagy egyedi bevitelére. Bármely csatornán érkező dokumentumra biztosítja az érkeztetést, iktatást és ezt automatizmusokkal is képes támogatni.

A dokumentumoknak a címzetthez történő eljuttatása és ügyintézők közötti mozgatása mellett lehetőséget biztosít a dokumentumokhoz előre definiált ügymenettel (workflow) rendelkező ügyletek indítására. A nem dokumentumokhoz kötődő folyamatok kezeléséhez is biztosít eszközöket (Feladat).

A rendszer a fizikai iratok kezelésével kapcsolatos feladatokhoz is támogatást nyújt. Biztosítja az irat fellelhetőségi helyének nyilvántartását, támogatja az iratok irattárból való kikérésének és visszajuttatásának teljes folyamatát. Bár a rendszer biztosítja, hogy a fizikai irat mozgatása nélkül történhessen a hozzá kapcsolódó ügyintézés, ahol szükséges, ott a fizikai irat mozgatását átadólisták készítésével és az átadás átvétel folyamatának adminisztrálásával támogatja. Kezeli az egyes dokumentum típusokra előírt megőrzési időket és támogatja a selejtezés folyamatát.

A rendszer a CRAFT általános dokumentumkezelő keretrendszer segítségével került kialakításra, így rendelkezik annak olyan tulajdonságaival, mint az ipari méretű kapacitás, nagy megbízhatóság és a dokumentumokhoz való hozzáférés kifinomult szabályozását lehetővé tevő jogosultsági rendszer. A rendszer könnyen bővíthető a keretrendszer egyes speciális területeket támogató moduljaival, így például a számlaigazolást támogató modullal, vagy a szerződés nyilvántartó modullal.

A rendszer által támogatott tevékenységek:

  • Iktatás
  • A rendszer mind a főszámos, mind a több iktató könyves iktatási modellt támogatja. A főszámokhoz dossziék készülnek, melyből az összes, a főszám alá iktatott dokumentum elérhető. A központosított tömeges iktatás speciális funkciók támogatják, de minden ügyintézési helyen biztosított az iktatás.

  • Digitalizálás
  • A központosított tömeges digitalizálás és az ügyintézői munkahelyeken történő egyedi digitalizálás egyaránt támogatott.

  • Fax kezelés
  • A rendszer Fax modulja a faxszervertől átveszi a beérkező faxokat és elektronikus iktatásra továbbítja azokat. Ezután a faxok a papír alapú digitalizált dokumentumokkal megegyezően kezelhetőek.

  • E-mail kezelés
  • Az e-mail modul fogadja a neki dedikált e-mail címekre érkező leveleket, illetve lehetőséget biztosít, hogy az ügyintézők saját levelező kliensükből leveleket töltsenek fel a CRAFT rendszerbe. A fogadott e-mail-ek a papír alapú digitalizált dokumentumokkal megegyezően kezelhetőek.

  • Irattovábbítás
  • A digitalizálás után a rendszer az iratot digitalizált formában juttatja el a címzett szervezeti egységhez, ügyintézőhöz. Emellett lehetőség van az eredeti irat továbbítására is, melyet a rendszer átadólistákkal támogat.

  • Ügyintézés
  • A dokumentumoknak a szervezeti egységeknél történő ügyintézését támogató funkciók lehetővé teszik a dokumentumok ügyintézőre történő kiszignálását, az ügyintézést, jóváhagyást. Jogosultságuknak megfelelően az ügyintézők magukhoz vonhatnak elintézésre váró dokumentumokat. Az ügyintézők válaszlevelet készíthetnek, hiánypótlást kezdeményezhetnek, illetve létrehozhatnak, iktathatnak új dokumentumokat is.

  • Ügymenet támogatás

    A Workflow modul segítségével gyorsan és szemléletesen kialakítható bármilyen ügyviteli munkafolyamat.

  • Feladatkezelés

  • Hekyettesítés

    Dolgozók távollétének és helyettesítésének támogatása.

  • Dossziékezelés

  • Irattárazás
  • Archívum kezelés

    A Craft dokumentumkezelő rendszer Archívum moduljának segítségével rendkívül nagy adatmennyiséget tudunk tárolni, ugyanakkor lehetőséget nyújt arra hogy egy dokumentumot gyorsan és hatékonyan megtalálhassunk benne.

  • Visszakeresés
  • A dokumentumok visszakeresése és megtekintése az iktatás és ügyintézés során megadott adatok illetve egyes automatikusan hozzárendelt adatok (pl. leolvasott vonalkód) alapján lehetséges. A visszakeresést a jogosultsági rendszer szabályozza, így mindenki csak a számára engedélyezett dokumentumokhoz fér hozzá.

  • Kimutatások
  • A rendszerben kezelt dokumentumokról, a végzett tevékenységekről, ciklusidőkről kimutatások készíthetőek.

  • Kölcsönzés

    Az irattár, az irattárosok és a szervezet egyéb felhasználóinak közös munkáját támogató modul.

  • Selejtezés

    A fizikai és elektronikus dokumentumok selejtezését támogató CRAFT modul bemutatása.

 
 Kapcsolódó hírek:Kapcsolódó cikkek: