CRAFT 7 dokumentumkezelő rendszer a biztosítók szolgálatában

2017.01.17

A CRAFT dokumentumkezelő rendszer legújabb verziója, a CRAFT 7, sok olyan új elemet és lehetőséget tartalmaz, mint a dokumentumok szervezett nyilvántartása, az ügymenet kezelés és a más rendszerekkel való együttműködés területén. Ezek segítségével az olyan nagy dokumentum forgalommal és az ezekhez kapcsolódó összetett ügyintézési folyamatokkal rendelkező cégek, mint a biztosítók, nagy mértékben egyszerűsíthetik és átláthatóvá tehetik folyamataikat, dokumentum kezelésüket.

Bevezetés

A CRAFT dokumentumkezelő rendszer több mint 15 éve működik biztosítóknál és pénzintézeteknél és látja el a dokumentumkezeléssel kapcsolatos feladatokat. A rendszer végzi a dokumentumok digitalizálását, iktatását, támogatja a dokumentumok ügyintézési folyamatát. A rendszer moduljai olyan, a dokumentumok kezelésével kapcsolatos feladatokat támogatnak, mint a fizikai iratok nyilvántartása, mozgatása átadólisták segítségével, archiválása, kölcsönzése, vagy a digitalizált dokumentumok több szempont szerinti rendezett nyilvántartása dossziék segítségével. A rendszer papír alapon és a különböző elektronikus csatornákon (e-mail, fax, fájl feltöltés) érkező dokumentumok egységes kezelését biztosítja. A rendszer az élete során többször megújult. A megújulások eredményeként elérhetővé váltak a legújabb technológiák, a felhasználói interfész alkalmazkodott az újabb operációs rendszerek nyújtotta környezethez, lehetőségekhez és a rendszer funkcionalitása is folyamatosan fejlődött. A rendszer legújabb verziója a CRAFT 7. Egy új verzióra történő áttérés mindig lehetőséget nyújt a cég dokumentumkezelési gyakorlatának, folyamatainak megújítására is és a CRAFT rendszer lehetőségeire támaszkodva, más rendszerekkel együttműködve egy a megrendelő szükségleteire szabott dokumentumkezelő rendszer és dokumentum kezelési gyakorlat kialakítására. Így történt ez a Vienna Life Biztosító (korábban AXA Biztosító) rendszerének a közelmúltban végrehajtott megújítása során is.

Jól strukturált iratnyilvántartás

A rendszer partner dosszié és termékdosszié fogalmaira támaszkodva egy olyan dosszié rendszer került kialakításra mely lehetővé teszi a dokumentumok jól strukturált nyilvántartását, így egy-egy ügyfélhez vagy kötvényhez tartozó dokumentumok a dosszié hierarchiában történő tallózással egyszerűen áttekinthetőek és elérhetőek. A partner dossziék az ügyfelek, ügynökök, beszállítók, stb. releváns adatainak tárolására és a hozzájuk köthető dokumentumok összefogására szolgálnak. Döntően a biztosító nyilvántartó rendszeréből az adatok átvételével automatikusan kerülnek létrehozásra. Az egyes biztosítási kötvényekhez úgynevezett termékdossziék kerülnek kialakításra. Ez szolgál a kötvényhez kapcsolódó dokumentumok összefogására. A kötvény dossziék besorolásra kerülnek a szerződő partner dossziéja alá, illetve besorolhatóak a kötvény más szereplőinek (biztosított, kedvezményezett) partner dossziéi alá is. A különböző biztosítási termékeihez különböző termékdosszié típusokat definiálhat a felhasználó, melyek egyedi adattartalommal rendelkezhetnek és definiálható a dosszié tartalomjegyzékének szerkezete és az elvárt dokumentum típusok is. A termék dossziék a partner dossziékhoz hasonlóan a biztosító nyilvántartó rendszeréből az adatok átvételével automatikusan kerülnek létrehozásra. A beérkező dokumentumok döntő többségének iktatása a megfelelő termék dosszié azonosítójának rögzítésével történik. Ez alapján az iktatási adatok automatikusan kerülnek kitöltésre a megfelelő partner dossziéból és a dokumentum típus sablonból nyert adatokkal és a dokumentum elhelyezésre kerül a megfelelő dossziéban.

 

Ügymenet kezelés

A dokumentumokhoz kapcsolódó ügyintézési folyamatok végigvitelét a rendszer előre definiált ügy sablonok alapján végzi. Ügy sablonokat a biztosító arra jogosult szakemberei hozhatnak létre. Itt kerül leírásra az ügymenet (workflow), az egyes lépések végrehajtásáért felelős osztályok, felhasználói csoportok vagy ügyintézők, a határidők, eszkalációs folyamatok, stb. A rendszer által biztosított funkció készlet segítségével automatikusan kiértékelődő elágazási feltételek, továbbküldési feltételek, lépésekhez köthető és automatikusan végrehajtódó utasítások definiálhatóak. Ezekben felhasználhatóak és kitölthetőek az ügyhöz rendelt egyedi adatmezők, de hivatkozhatunk az ügy indító dokumentumának egyes adataira is. A workflow funkciók segítségével más rendszerekkel történő együttműködés is megvalósítható, adatátadás, adatátvétel, várakozás egy másik rendszerben bekövetkezett eseményre stb. Az ügy sablonok segítségével olyan összetett folyamatok is jól definiáltan és részben automatizáltan kezelhetőek, mint a kötvényesítés, visszavásárlás, részleges visszavásárlás vagy a panaszkezelés. A Vienna Life Biztosító folyamatosan bővíti a rendszerben egyedi ügymenettel rendelkező ügyeinek körét. Az ügytípus sablonokban tett leírás alapján a beérkező és iktatott dokumentumokhoz a rendszer automatikusan indítja a megfelelő ügyet.

 

Egyedi adattartalom

A CRAFT 7 rendszerben egyes objektumok, mint a dokumentumok, termékdossziék, ügyek egyedi, a rendszer arra jogosult felhasználó által definiált egyedi adattartalommal rendelkezhetnek. Az egyedi adatok köre a megfelelő sablonokba (dokumentum típus sablon, termékdosszié sablon, ügy sablon) definiálhatóak. Az egyedi adatokra egy öröklési mechanizmus is definiált, így például egy dokumentumhoz az iktatás során rögzített adatokat megörökölheti a dokumentumhoz automatikusan indított ügy. Az egyedi adattartalomra és a workflow motor rendszerek közötti adatcserét támogató műveleteire támaszkodva a dokumentumokból kiolvasható és a feldolgozásuk során keletkező információ egyszerűen rögzíthető és juttatható el a szakmai rendszerekhez. Emellett az ügyintézést segítő információk is átvehetők a szakmai rendszerektől és megjeleníthetőek az ügyintézés során.

 

SOA architektúra

A CRAFT 7 rendszer nagy hangsúly fektet a más rendszerekkel történő együttműködésre, ezért rendelkezik azokkal az eszközökkel, melyek segítségével könnyen beilleszthető egy olyan környezetbe, ahol a rendszerek szolgáltatásokat nyújtanak más rendszereknek és szolgáltatásokat vesznek igénybe más rendszerektől (Servece-oriented architecture, SOA). Képes WebService szolgáltatásokat igénybe venni akár szabványos Soap üzenetek, akár egyedi üzenet formátumok használatával. A rendszer WebService modulja szolgáltatásokat nyújt dokumentumok betárolására, iktatására, képek betárolására illetve a rendszerben tárolt dossziék, dokumentumok és azok képeinek lekérdezésére. E mellett lehetőséget biztosít egyedi szolgáltatások kialakítására is.

© Cardinal Kft.