Minden cég működése szempontjából fontos a bejövő, a kimenő és a cégen belül keletkezett iratanyag pontos regisztrációja. Sokszor ez az alapja a vállalat ügyintézési folyamatainak, ezért a napi munka során nem fordulhat elő iratvesztés. Régebben, míg az ügyintézés valóban a fizikai papírok alapján történt, az iratok a vállalkozás egyes területei között vándoroltak. Ezt a veszélyes utat ma már általában nem az iratok teszik meg, hanem csupán az iratok képei jelennek meg a megfelelő ügyintézőknél. Az elektronikus dokumentumok és az e-mail tejedésével új problémák is megjelentek. Az elektronikusan érkező leveleket sokszor csak egy-egy dolgozó e-mail fiókjában, míg az elkészült fájlokat csak a készítő számítógépén lehet megtalálni. Ezek nem biztonságos helyek, és az ilyen iratok elvesztése, vagy illetéktelen kezekbe jutása ugyanolyan problémát vet fel, mint a papír alapú társaik esetén. A modern iratkezelés megvalósításához célszerű minden kezelt irattípushoz megfelelő elintézési ügymenetet definiálni, és az ügyintézést ez alapján lebonyolítani. Az összetartozó dokumentumokat érdemes elektronikusan összecsatolni vagy közös elektronikus dossziéban elhelyezni. Amennyiben egy irat a jövőben bizonyító erejű lehet, azt célszerű hiteles módon tárolni.
Az ügyintézés során szükséges elektronikus dokumentumok és a fizikai iratok képei azonnal megjelennek a felhasználó monitorán, nincs szükség az eredeti példány előkeresésére, mozgatására.
Minden irathoz előre definiált ügymenet (workflow) indul, ezért jól definiált az elintézési folyamat, kevesebb emberi döntésre van szükség.
A helyettesítési rend alapján a rendszer automatikusan biztosítja az ügyintézés folytonosságát az ügyintéző távolléte esetén is.
A határidő túllépések jelzése és automatikus kezelése, valamint az ügyintézési statisztikák rendszere erős eszközt ad a munkaszervezés hatékonyabbá tételéhez.
Mivel minden iratról központi helyen tárolt másolat készül, így jobban őrizhető, illetéktelenektől védett archívum építhető fel erős jogosultság-ellenőrzéssel.
Az iratok közti kapcsolatok leírására rendszerünk erős eszközöket biztosít. Csatolásokat hozhatunk létre vagy az összetartozó iratokat dossziékba sorolhatjuk.
Hiteles elektronikus archívum használata esetén az elektronikusan aláírt iratok hitelessége bizonyító erejű, ezért a fizikai papír megőrzése nem szükséges.
A rendszer támogatja az olyan speciális eseteket, amikor az ügyintézés során a fizikai iratra is szükség van. Ezekben az esetekben dokumentált módon vezérli az irat mozgatását.
