Az iratok megőrzését törvények írják elő. A megőrzés módjáról és az irattári rendről csak egyes szakterületeken tevékenykedő szervezetek számára írnak elő kötelező érvényű szabályokat. Irattári tervvel ugyanakkor minden szervezetnek rendelkeznie kell, ami meghatározza az iratok megőrzésének cégen belüli rendjét. Egy vállalat iratokat fogad és állít elő, folyamatosan növelve a tárolandó iratmennyiséget, ezért ha nem akar belefulladni a papírba, foglalkoznia kell az iratok megőrzési időn túli selejtezésével. Ennek alapja a pontos nyilvántartás a meglévő iratok helyéről és megőrzési idejéről. A cég az érvényben lévő törvények értelmében hiteles elektronikus archívum létrehozása mellett is dönthet. Ebben az esetben a papír alapú iratokról ellenőrzött körülmények között, elektronikusan aláírt hiteles másolat készíthető, melyet annak a hitelességét a megőrzési idő végéig fenntartó rendszerbe lehet tárolni.
Nincs elveszett irat.
A fizikai irat megőrzési helye a teljes feldolgozási folyamat és a megőrzés ideje alatt is egyértelműen meghatározott.
Vonalkódok és olvasók alkalmazásával a dobozolás, az átdobozolás és a selejtezés ideje drasztikusan csökkenthető.
