A szervezet által előállított minden irat formájára és tartalmára is érvényesnek kell lennie a cég szabályzataiban előírt szabványoknak. Ennek biztosítására célszerű központilag menedzselt sablontárakat kialakítani. Az előállítandó iratok egy része közvetlenül generálható valamilyen adatforrás által szolgáltatott információkból. Ezeket célszerű azonnal hosszútávon megőrizhető, általánosan elterjedt, elektronikus aláírást támogató fájlformátumban létrehozni (PDF). Bizonyos iratok előállítása emberi beavatkozást is igényel. Ezeket hasznos a cégnél használt irodai eszközcsomag formátumában elkészíteni, majd a végleges, már nem szerkesztett változatot PDF dokumentummá konvertálni. A vállalat által létrehozott iratok egy részét már nem kell kinyomtatni, de azokat szükséges megfelelő szintű elektronikus aláírással ellátni, mely hosszútávon biztosítja az irat bizonyító erejét.
Mindig a megfelelő formában és tartalommal készül az irat.
A sablonok létrehozása és módosítása ellenőrzött, jogosultsághoz kötött folyamat, így elkerülhető a nem megfelelő tartalmú levelek előállítása.
A sablonok változásait felügyelheti a vállalat jogi területe elkerülve a későbbi jogi procedúrát.
Segít az új dolgozók betanítási időszakában, ugyanis nem kell mindenkinek megtanítani az adott irattípusnál alkalmazandó formai és tartalmi követelményeket.
Lehetővé teszi a cég saját igényei szerint, fejlesztés nélkül testre szabható sablonok kialakítását.
A cég egyéb rendszereivel együttműködve megoldja a társ-rendszerek iratgenerálási problémáit.
