„Hiteles Elektronikus Archívum – avagy hogyan szabaduljunk meg végleg a papíroktól” címmel tartott előadást a Cardinal CRAFT fejlesztési üzletága az E-Banking Summit & Awards 1000+ konferencián 2017. október 11-én.
Az E-Banking Summit jelenleg a legjelentősebb fintech konferencia Magyarországon. Az idei őszi rendezvény vezető témái között szerepeltek:
a joghatással bíró digitális ügyintézés,
a pénzügyi szektor digitalizációs folyamatai,
a digitális bankolás,
a digitális transzformáció,
valamint a FinTech forradalom, és az annak hatására megváltozó üzleti modellek.
A Cardinal részéről Venczel Tibor fejlesztési vezető a rendezvényen mutatta be a dokumentumkezelő fejlesztési üzletág új termékét, a Hiteles Elektronikus Archívumot.
A Cardinal több mint 20 éve fejleszt dokumentumkezelő rendszereket. A CRAFT dokumentumkezelő keretrendszer 2014-ben megújult verziója számos új szolgáltatással egészült ki, melyek közül a legfontosabb a felhasználók által definiálható és széles körűen paraméterezhető ügyviteli folyamatok megvalósítását lehetővé tevő work-flow menedzsment modul.
A papíralapú dokumentumok digitalizálását – azaz a beérkező iratok szkennelést követő elektronikus eltárolását – kezdetek óta támogatja a CRAFT rendszer valamennyi egyedi dokumentumfeldolgozásra kifejlesztett változata. Az elmúlt évtizedben világszerte egyre szélesebb körben terjedő iratkezelési folyamat, hogy a hagyományos papír alapú dokumentum helyét átveszi az elektronikus okirat, a korábban megszokott papíralapú szerződéskötés és ügyfélkapcsolattartás helyét az elektronikus szerződéskötés és ügyintézés. Az elektronikus eljárások nyújtásának legfontosabb kérdése azonban mindig is az eljárásban keletkező elektronikus iratok hitelessége és azok bizonyító ereje volt.
Az elektronikus ügyintézés széleskörű elterjedése, az alapvetően papír alapú eljárások gyorsítása, az üzleti élet szereplői, a szolgáltatók és ügyfeleik, az állam és az állampolgárok közötti jogviszonyok hatékonyabb adminisztrációjának érdekében az Országgyűlés megalkotta a 2015. évi CCXXII. Törvényt az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól.
A 2016. január 1-től hatályos jogszabály kimondja a – külön részletszabályokban meghatározottak szerint létrehozott – elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumok „egyenértékűségének elvét”, azaz az ily módon aláírt iratok érvényessége és bizonyító ereje az Európai Unió egész területén az „eredeti” papír alapú dokumentumokkal megegyező. Fél évvel később, 2016. július 1-én lépett életbe az elektronikus aláírás egységes európai szintű szabályozása – az eIDAS rendelet.
A Hiteles Elektronikus Archívum célja, hogy az azt használó szervezet számára a hatályos törvényeknek megfelelően biztosítsa a papír alapú dokumentumok hitelesített digitális másolatainak elkészítését és azok hosszú távú megőrzését. Használatával az eredeti papír alapú dokumentum megőrzése feleslegessé válik. A Hiteles Elektronikus Archívumban létrehozott elektronikus dokumentumot, az azt rögzítő zárt rendszerben generált, minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesíti.
A rendszer a Microsec e-Szignó eszközét használja az aláírások előállításához. A Microsec 2016. július 1-től eIDAS szerint EU minősített szolgáltatóként működik és az eIDAS szerinti minősített bélyegző tanúsítványok kibocsátására valamint eIDAS minősített időbélyegzés szolgáltatásra jogosult. A Társaság 2007-óta az európai elektronikus aláírás szabványok és szabályok megalkotásáért felelős szervezet, az ETSI teljes jogú tagja.
Az újonnan kifejlesztett termék a CRAFT dokumentumkezelő rendszertől független, önálló rendszer, azonban meglévő CRAFT rendszerhez is illeszthető.
A Hiteles Elektronikus Archívum szolgáltatásai már a közepes nagyságú éves iratforgalommal rendelkező szervezeteknél is kimutathatóan költséghatékonyabb megoldás a papír alapú irattárak fenntartási erőforrásaival és költségeivel összehasonlítva. Használata a dokumentumok széleskörű hozzáférését és kereshetőségét, az iratok egyszerűsített mozgatását valamint azok automatizált és egyszerű elektronikus selejtezését biztosítja.
A 2018. május 25-én életbe lépő EU általános adatvédelmi rendeletben (GDPR) foglalt szigorú ügyféladat-védelmi előírások teljesítését a termékbe beépített intelligens elektronikus selejtezési automatizmusok támogatják, ezzel biztosítva az adatkezelők jogszabályban előírt adatkezelési kötelezettségét.
A prezentáció teljes tartalmát itt lehet letölteni.
További információ az E-Banking Summitról, a teljes programról a rendezvény honlapján érhetőek el.