Egy vállalat működése során nagy mennyiségű irat és egyéb dokumentum keletkezik. Azok megőrzése és visszakereshetőségük biztosítása nagy mértékben segítheti a cég működését. Míg régebben az iratok alapvetően papír alapon jöttek létre, addig ma már inkább az elektronikus (e-mail, fájl) dokumentumok jellemzőek. Mindkét esetben fontos, hogy azokat szabványos, hosszú időn keresztül értelmezhető és könnyen kereshető formában tároljuk. Az archiválás során a gyors kereshetőség érdekében az egyes dokumentumokat célszerű a típusuknak megfelelő metaadatokkal ellátni. Az összetartozó dokumentumokat érdemes elektronikusan összecsatolni vagy közös elektronikus dossziéban elhelyezni. Amennyiben egy irat a jövőben bizonyító erejű lehet, akkor hiteles módon szükséges eltárolni.
A keresett elektronikus dokumentumok és a fizikai iratok képei azonnal megjelennek a felhasználó monitorán, nincs szükség az eredeti példány előkeresésére.
Mivel minden dokumentumról központi helyen tárolt másolat készül, így jobban őrizhető, illetéktelenektől védett archívum építhető erős jogosultság-ellenőrzéssel.
A dokumentum az általános keresési kulcsszavak mellett irattípusonként egyedi tárgyszavakkal is ellátható, megkönnyítve ezzel a későbbi visszakeresést.
A kulcsszavak irathoz rendelését különböző automatizmusok segítik, megkönnyítve az indexelés fáradtságos munkáját.
A CRAFT rendszer eszközöket biztosít az iratok közti kapcsolatok leírására. Csatolásokat hozhatunk létre vagy az összetartozó iratokat dossziékba sorolhatjuk. Mivel ezekre az iratokra visszakereséskor sokszor együtt lesz szükség, ezért bármelyik irat megtalálása után azonnal elérhetjük a hozzákapcsolódókat is.
Mivel az iratok képe folyamatosan rendelkezésre áll, ezért a fizikai irat előkeresésére ritkán van szükség. Ennek következtében az iratokat olcsóbb tárolóhelyen, távol a telephelytől is el lehet helyezni.
A CRAFT Hiteles elektronikus archívum használata esetén az elektronikusan aláírt iratok hitelessége bizonyító erejű, ezért a fizikai papír megőrzése nem szükséges.
