Bár folyamatosan növekszik az elektronikusan előállított iratok aránya, a papíralapú ügyintézés még sokáig velünk marad. Még mindig vannak olyan esetek, amikor egy konkrét döntés meghozatalakor szükség van egy eredeti iratra, vagy az ügyintézőnek ki kell nyomtatni és postázni egy válaszlevelet. Mivel ezek az iratok a cég egyes szervezeti egységei között mozognak, célszerű folyamatosan dokumentálni, hogy azok éppen hol érhetőek el és ki a felelős értük. Ennek elmulasztásával, később nehezen megállapítható, hogy egy adott irat elvesztése melyik munkafolyamat során történt. A szervezeti egységek közötti iratmozgatásokhoz célszerű az átadó és az átvevő által is aláírt átadókönyveket vezetni. Ezek manapság már lehetnek elektronikusak, ahogy a rajtuk elhelyezett aláírás is. Ennek alkalmazásával mindig egyértelműen meghatározható az irat őrzéséért felelős személy.
Nincs elveszett irat.
A fizikai iratok mozgatása jól definiált ügymenet szerint történik, nem egyedi döntések alapján.
A rendszerben előre szabályozható, milyen irattípusok esetén lesz szükség a valós fizikai iratra az ügyintézés során. Mire az ügyintézés elér egy adott lépésre, a fizikai irat is a megfelelő helyre kerül.
Vonalkódok és olvasók alkalmazásával az iratátadás ideje drasztikusan csökkenthető.
Az átadási/átvételi pontokon azonnal kiderül az iratvesztés, így a probléma gyorsan kezelhető.
